Em um mundo repleto de mudanças e informações, a gestão de documentos se torna a grande aliada das empresas que buscam processos mais eficientes. Afinal, todas as organizações lidam diariamente com um grande volume de documentos.
Sejam contratos, holerites, contas ou notas fiscais, todos eles fazem parte do dia a dia empresarial e mantê-los devidamente organizados e armazenados com segurança é fundamental para que os processos sejam mais ágeis e produtivos.
Para entender mais sobre como fazer uma gestão de documentos eletrônica segura e estratégica é preciso compreender como aplicar a solução e quais são os benefícios de implementar esse processo na rotina do seu negócio.
O que é gestão de documentos eletrônica?
A gestão de documentos eletrônica (GED), é um conjunto de ações que unem tecnologia e inteligência para promover o armazenamento, o controle, a organização e o compartilhamento seguro dos arquivos de uma empresa sem a necessidade de ocuparem espaços físicos.
Com a GED, o armazenamento dos documentos ficam armazenados na nuvem e podem ser acessados em qualquer local, possuem protocolos de segurança contra possíveis invasões e vazamento de dados sensíveis, utilizando hardwares e softwares que atendem diferentes necessidades.
A cada dia que passa, a quantidade de documentos produzidos por uma organização aumenta significativamente. Com isso, são encontrados problemas como a falta de espaço, perda de dados e informações importantes e, também, lentidão na execução de tarefas.
Ao implementar a gestão eletrônica de documentos você evita todos esses problemas e passa a ter mais transparência nos processos administrativos, jurídicos e financeiro, padronizando processos de classificação e controlando a organização e o fluxo documental entre departamentos.
Quais as consequências da má gestão de documentos?
Um dos principais problemas envolvidos na má gestão de documentos está relacionado com a área financeira e jurídica. Prazos mais sensíveis, contratos e notificações jurídicas, a administração de dados de colaboradores e controles administrativos podem se tornar gargalos operacionais, além de oferecerem riscos e penalidades que podem chegar até alçadas legais, em caso de documentos perdidos por falta de organização e priorização.
Outro ponto a considerar é se, caso a empresa enfrente uma auditoria ou ação legal, a desorganização e má gestão de documentos pode dificultar a produção ou acesso rápido desses arquivos, chegando a ser considerado como uma ação ilegal durante este período
Pode também afetar a organização se os dados vazarem de forma ilegal ou houver a perda de documentos importantes, além disso, afeta a produtividade e a otimização de colaboradores com processos manuais e perda de histórico.
Quais as vantagens de fazer a gestão eletrônica documentos?
A gestão eletrônica de documentos, quando realizada de forma correta, pode até funcionar como uma ação estratégica da empresa e trazer inúmeros benefícios para os processos, entre os principais estão:
Reduz custos: manusear uma grande quantidade de documentos, gera um custo significativo. Além dos gastos com papéis, impressoras e envio, existe ainda o gasto com armazenamento.
Aumenta a qualidade: com o armazenamento na nuvem, além de manter os documentos organizados e de fácil acesso, você garante que eles tenham maior qualidade de visualização e categorização por similaridade.
Torna os processos ágeis: com o fácil acesso aos documentos, os processos se tornam naturalmente mais rápidos. Isso porque as informações são rastreadas com mais facilidade, o que ajuda a tornar as tarefas mais ágeis e as equipes mais produtivas.
Padroniza os processos: ao utilizar técnicas e ferramentas para gerenciar os arquivos empresariais, você acaba criando um padrão para executar os processos, que podem ser utilizados por todos os colaboradores de forma fácil.
Oferece maior segurança: o armazenamento na nuvem permite que diversos protocolos de segurança sejam aplicados e monitorados em tempo real, além disso, é possível identificar os usuários que possuem acesso, limitar usuários e organizar diferentes categorias sem perda de histórico.
Torna a empresa sustentável: uma das principais vantagens de realizar a gestão de documentos de forma automatizada é que ela ajuda a empresa a se tornar mais sustentável. E isso vale não só para redução de insumos, como papel e energia elétrica, mas também para melhorar o ambiente de trabalho e contribui para a sustentabilidade do planeta.
Como realizar uma boa gestão de documentos?
A gestão de documentos é essencial para todas as áreas de uma empresa. Isso porque todas elas, em algum momento, precisam lidar com arquivos. Desde controles, registros de contabilidade, atividades e ações segmentadas de planejamentos, até a gestão de pessoas e contratações. Tudo deve estar devidamente documentado e, principalmente, organizado.
Realizar a gestão de documentos nas empresas pode ser mais simples do que parece. Tudo o que você precisa fazer é seguir as dicas que separamos abaixo para te ajudar a ter uma gestão eficiente de documentos. Confira.
Invista em tecnologia e parceiros confiáveis
A maneira mais assertiva e estratégica para ter uma boa gestão de documentos é utilizando a tecnologia de forma assertiva. Existem diversas soluções voltadas para a gestão eletrônica de documentos (GED).
São soluções eficientes que integram todos os documentos gerados pela empresa em um só lugar. Os documentos digitalizados ou já presentes no ambiente virtual, são separados por categorias, pré-determinadas pela empresa, o que acaba facilitando a busca e acessos às informações e possibilita um fluxo de acesso, armazenamento e compartilhamento mais eficiente e seguro.
Considere o tempo útil dos documentos
Você já deve saber que cada arquivo possui uma vida útil e, nem todos precisam ser guardados por longos períodos. Dessa forma, você libera mais espaço para o armazenamento de documentos que realmente precisam ser guardados por longos períodos e prioriza os que são mais urgentes no dia a dia.
Por isso, é importante verificar quais são eles e, se possível, descartá-los. Por exemplo, uma carta de demissão deve ser guardada por pelo menos cinco anos. Enquanto comprovantes como o de pagamento de FGTS precisam ser armazenados por cerca de 30 anos. Já notas ou comprovantes de garantia só precisam ser guardados enquanto o produto ou equipamento estiver em uso.
Um sistema de GED pode, de forma automática, categorizar os diferentes tipos de documento por reconhecimento de similaridade, tornando a busca e o acesso a eles mais ágeis, tudo em um único local.
Armazene os documentos corretamente
Mesmo que você utilize um sistema para gestão eletrônica de documentos, alguns arquivos precisam ser mantidos também nas suas versões físicas. Ainda assim, muitas empresas acabam não dando a atenção devida ao armazenamento desses documentos e os deixam em locais inapropriados.
É importante que eles sejam armazenados em um local específico, separados por categorias e datas, por exemplo. Além de facilitar o manuseio dos documentos, você consegue melhorar o ambiente de trabalho, tornando-o mais organizado e agradável.
No caso dos sistemas GED é importante, também, criar cópias de backup dos arquivos armazenados e criar diferentes requisitos de segurança que monitoram possíveis ataques digitais em tempo real, além do controle de quem acessa e utiliza esses arquivos. Dessa forma, você garante a recuperação total dos documentos caso aconteça alguma coisa. Ou seja, não precisa se preocupar em perder seus documentos.
Conheça o PB One Doc da Pitney Bowes
Gerenciar, armazenar, consultar e compartilhar documentos na nuvem pode não ser uma tarefa fácil, se não for bem gerenciado e seguro. Com o sistema PB One Doc você consegue arquivar e gerenciar seus documentos eletrônicos de forma totalmente organizada e eficiente, priorizando suas necessidades em conformidade com a LGPD e protocolos de segurança exigidos pelo mercado.
Comments